Studiekosten terugvorderen bij vertrek: wat sinds 2022 nog mag

Sinds 1 augustus 2022 geldt de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Die wet voegde leden toe aan artikel 7:611a van het Burgerlijk Wetboek, met één kernregel: scholing die een werkgever verplicht is aan te bieden, moet kosteloos zijn en moet, voor zover mogelijk, binnen werktijd plaatsvinden.

In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel staat het zo: "Alle kosten die de werknemer moet maken in verband met het volgen van de scholing, zijn voor rekening van de werkgever (bijvoorbeeld reiskosten, boeken en ander studiemateriaal, examengelden)" (Tweede Kamer, Memorie van toelichting, kamerstuk 35962, nr. 3, p. 10). Met andere woorden: niet alleen het cursusgeld zelf, maar ook de bijkomende kosten komen voor rekening van de werkgever, zodra de scholing onder de verplichting valt.

De reden achter de regel is simpel: een werkgever mag een werknemer niet eerst verplichten een cursus te volgen, en vervolgens de rekening daarvoor (deels) bij diezelfde werknemer neerleggen. Voor de praktijk betekent dit dat je als werkgever eerst moet vaststellen of een opleiding onder de verplichting valt, voordat je kunt bepalen of je de kosten mag doorberekenen bij vertrek.

Niet elke cursus of opleiding valt onder de kosteloosheidsregel. Volgens de memorie van toelichting gaat het om scholing die de werkgever "op grond van de wet of collectieve overeenkomst verplicht is aan te bieden" (kamerstuk 35962, nr. 3, p. 10). Dat kan voortvloeien uit nationale wetgeving, Europese regelgeving, een cao, of een rechtspositieregeling. Voorbeelden die in de toelichting worden genoemd, zijn opleidingen op het gebied van veiligheid en het bijhouden van vakbekwaamheid.

Twee categorieën vallen er nadrukkelijk buiten:

• Beroepskwalificerende opleidingen. Een opleiding die een werknemer moet volgen om een beroepskwalificatie te verkrijgen, te behouden of te vernieuwen, valt niet onder de regel, tenzij de werkgever die opleiding zelf op grond van wet of cao verplicht moet aanbieden.
• Vrijwillige scholing. Een cursus of studie die een werknemer op eigen initiatief volgt, of die de werkgever aanbiedt zonder dat daar een wettelijke of cao-verplichting aan ten grondslag ligt, valt buiten artikel 7:611a BW. Denk aan een MBA, een coachopleiding, of een vakopleiding die niet wettelijk of via cao is voorgeschreven.

De grens tussen deze categorieën is in de praktijk niet altijd scherp. Of een opleiding verplicht is voor de functie die iemand op dat moment uitoefent, is een feitelijke vraag, en die wordt per geval beoordeeld, zoals de rechtszaak verderop in dit artikel laat zien.

Een studiekostenbeding is een afspraak in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst, waarin de werknemer zich verplicht een deel van de opleidingskosten terug te betalen als hij binnen een bepaalde termijn na de opleiding vertrekt. Voor verplichte scholing in de zin van artikel 7:611a BW is zo'n beding sinds 1 augustus 2022 niet meer geldig.

De memorie van toelichting is daar expliciet over: "Een dergelijk beding, waarbij de kosten voor de verplichte scholing uiteindelijk ten laste van de werknemer komen, is nietig, ongeacht welke omstandigheden ten grondslag liggen. Zodoende maakt het niet uit of de opleiding met goed of slecht gevolg is afgelegd of dat het werknemer binnen een termijn de arbeidsovereenkomst ontbindt" (kamerstuk 35962, nr. 3, p. 11-12). Nietig betekent dat het beding van rechtswege niet geldt: een werkgever kan er dus geen beroep op doen, ook niet als de werknemer het destijds heeft ondertekend.

Ook een verrekeningsbeding, waarbij de opleidingskosten worden verrekend met bijvoorbeeld een eindejaarsuitkering of vakantiegeld, is nietig als het om verplichte scholing gaat. En de regel werkt met terugwerkende kracht op bestaande afspraken: een studiekostenbeding dat je vóór augustus 2022 afsloot voor scholing die onder de nieuwe definitie van "verplicht" valt, is sindsdien ook niet meer afdwingbaar.

Voor vrijwillige, niet-verplichte scholing verandert er niets: daar mag je nog steeds een studiekostenbeding afspreken, mits dat beding aan de voorwaarden voldoet die de rechtspraak daarvoor stelt (een redelijke terugbetalingstermijn, een glijdende schaal, en duidelijkheid vooraf).

Een van de eerste zaken waarin een rechter zich over deze nieuwe regels moest uitspreken, betrof een registeraccountant in opleiding. De werknemer was van 1 januari 2020 tot 29 augustus 2022 in dienst en had een studieovereenkomst getekend: bij vrijwillig vertrek moest hij een deel van de opleidingskosten terugbetalen, met een vervalregeling drie jaar na afronding van de opleiding (HR Praktijk, over de uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland).

Na zijn vertrek stelde de werknemer dat het beding nietig was, omdat de opleidingen volgens hem verplicht waren voor zijn functie en voor het traject naar registeraccountant. De werkgever vorderde juist terugbetaling. De rechter stelde vast dat de opleidingen niet noodzakelijk waren voor de functie die de werknemer op dat moment uitoefende, en dat niet was aangetoond dat hij was aangenomen met het vooruitzicht om registeraccountant te worden. Ook besteedde de rechter aandacht aan het feit dat de werknemer de tweede cursus op eigen initiatief had gekozen. Het beding bleef daardoor overeind, en de werknemer moest een deel van de kosten terugbetalen.

Deze uitspraak laat zien waar de rechter op let: niet de titel van de cursus of de afspraak op papier, maar de vraag of de opleiding daadwerkelijk nodig was voor de functie, en of er beloftes zijn gedaan die scholing alsnog verplicht maakten. Werkgevers die kunnen onderbouwen dat een opleiding niet verplicht was voor de uitgeoefende functie, en dat de werknemer uit vrije wil koos, staan sterker.

Wil je als werkgever een opleiding vergoeden en toch een deel van de kosten kunnen terugvragen bij snel vertrek, dan moet je eerst zelf vaststellen of de opleiding onder de kosteloosheidsregel valt. Een paar aandachtspunten die uit de wetstekst en de rechtspraak naar voren komen:

• Leg vast waarom de opleiding niet verplicht is. Is de opleiding niet wettelijk of via cao voorgeschreven, en niet noodzakelijk voor de functie die de werknemer nu uitoefent? Beschrijf dat expliciet in de studieovereenkomst, inclusief waarom de functie de opleiding niet vereist.
• Doe geen impliciete beloftes. Een uitspraak over een toekomstige functie of bevoegdheid (zoals tekenbevoegdheid of een promotie) die aan de opleiding wordt gekoppeld, kan een rechter ertoe brengen de opleiding alsnog als noodzakelijk voor de functie te zien.
• Zorg dat de keuze vrijwillig is. Vraag de werknemer de studieovereenkomst vóór aanvang van de opleiding te ondertekenen, en laat blijken dat het initiatief (mede) van de werknemer zelf kwam.
• Houd verplichte scholing gescheiden. Vermijd het combineren van verplichte onderdelen (bijvoorbeeld een wettelijk verplichte veiligheidstraining) met vrijwillige onderdelen in één beding. Voor het verplichte deel is een terugbetalingsbeding sowieso nietig, wat de rest van de afspraak juridisch kwetsbaarder maakt.

De kern blijft: sinds 2022 is het uitgangspunt dat verplichte scholing een investering van de werkgever is, geen lening aan de werknemer. Alleen bij aantoonbaar vrijwillige scholing is er nog ruimte om afspraken over terugbetaling te maken.