Voorraad synchroniseren tussen webshop en marktplaats: zo voorkom je overselling

Je verkoopt hetzelfde artikel op je eigen webshop en op bol.com, misschien ook op Amazon of via Marktplaats. Je voorraad staat in beide systemen los van elkaar ingevoerd. Verkoop je tien stuks op je webshop, dan telt bol.com dat niet automatisch af van wat daar nog te koop staat. Het gevolg heet overselling: je verkoopt een artikel dat je niet meer hebt liggen.

Dat is geen incident dat je oplost met een excuusmailtje. Je moet de bestelling annuleren, het geld terugstorten en de klant vertellen dat hij niet krijgt waarvoor hij betaalde. Bij een webshop geldt zonder afgesproken levertijd een wettelijke levertermijn van 30 dagen; loopt die termijn af zonder levering, dan is de klant in zijn recht om de koop te ontbinden. Dat staat los van de klacht die je sowieso al hebt, en los van wat het je op het marktplaatsplatform zelf kost.

Hoe vaker dit gebeurt, hoe duurder het probleem wordt. Eén gemiste voorraadcorrectie raak je niet kwijt met een berichtje; het raakt je annuleringscijfer, je beoordelingen, en bij een marktplaats ook je positie in de zoekresultaten. Bij een beperkt assortiment met een paar verkopen per week val je hier zelden over. Verkoop je honderden artikelen per dag over meerdere kanalen, dan is het een kwestie van tijd.

Het probleem zit niet in slordigheid, het zit in de opzet. Verkoop je op drie plekken, dan moet een voorraadmutatie op drie plekken worden doorgevoerd: in je webshop, in je bol.com-aanbod en eventueel in een derde kanaal. Doet een medewerker dat handmatig, dan zit er altijd vertraging tussen het moment van verkoop en het moment waarop de andere kanalen het weten. Bij een rustige dag merk je daar weinig van. Bij een piekdag, een actie of de laatste paar exemplaren van een aflopend product loop je binnen een uur vast.

Er komt nog iets bij: retouren en annuleringen werken ook averechts. Komt een artikel retour, dan moet die voorraad weer worden teruggezet op alle kanalen waarop je het verkoopt, niet alleen op het kanaal waar de retour binnenkwam. Vergeet je dat op één plek, dan verkoop je daar een artikel dat eigenlijk nog in de retourbak op je magazijnvloer ligt.

Dit speelt sterker bij een klein, divers assortiment met weinig voorraad per artikel dan bij een paar producten met honderden stuks op de plank. Verkoop je een artikel waarvan je er nog twee hebt liggen, dan is de marge voor vertraging nul: één gemiste mutatie en je staat al op min één.

Bol.com rekent zelf bij wat er misgaat. Zodra je in een week 3 of meer bestellingen annuleert en je annuleringspercentage boven de 2 procent van je bestellingen uitkomt, krijgt dat gevolgen: je ontvangt een waarschuwing (een zogeheten strike) en je annuleringspercentage telt mee in je kwaliteitsscore als verkoper. Dat geldt voor annuleringen door jezelf wegens gebrek aan voorraad, voor annuleringen door de klant nadat de toegezegde levertijd is verstreken, en voor annuleringen die automatisch volgen op de derde dag na die toegezegde datum.

Bol.com adviseert zelf om hiervoor een buffer in te bouwen: heb je 50 stuks op voorraad, zet er dan 47 te koop. Dat is in feite een handmatige versie van wat een koppeling automatisch doet, en het werkt alleen zolang je die buffer bewust bijhoudt per artikel en per kanaal.

Andere marktplaatsen werken met vergelijkbare principes: ook zij meten hoe vaak je als verkoper een bestelling niet kunt leveren, en een hoog percentage raakt je zichtbaarheid en status als verkoper. De exacte normen verschillen per platform, maar de logica is overal gelijk: een annulering wegens voorraadtekort is voor een marktplaats een duidelijk, meetbaar signaal dat je aanbod niet klopt met wat je kunt leveren.

Er zijn in grote lijnen drie manieren om dit op te lossen, met een oplopende mate van techniek erachter.

• Handmatige buffer. Je verkoopt bewust niet je volledige voorraad op elk kanaal, zoals bol.com zelf adviseert. Geen koppeling nodig, maar je moet de buffer wel zelf blijven aanpassen als voorraadniveaus wijzigen, en bij een krappe voorraad (nog 2 of 3 stuks) heeft een buffer van een paar stuks al geen zin meer.
• Koppeling via je voorraadsysteem of boekhoudpakket. Veel voorraadbeheer- en kassasystemen hebben een directe koppeling met bol.com of Amazon, waarbij een verkoop op het ene kanaal automatisch de voorraad op de andere kanalen bijwerkt. Dit loopt via de eigen API van de marktplaats, dus je voorraad blijft op één centrale plek staan en de kanalen volgen daarop.
• Een tussenlaag die alle kanalen voedt. Een los koppelprogramma verbindt je webshop, je marktplaatsen en soms ook je kassasysteem met elkaar vanuit één centrale voorraadbron. Handig als je veel kanalen hebt of als je webshop en marktplaatsaccount niet standaard met elkaar praten.

Belangrijk om te weten: de meeste koppelingen werken niet op de seconde, maar met een interval van een paar minuten tot een kwartier. Bij een laatste exemplaar van een artikel kun je dus nog steeds tussen twee updates door dubbel verkopen. Een koppeling verkleint het risico sterk, maar sluit het niet helemaal uit bij de allerlaatste stuks.

Verkoop je op één kanaal, dan speelt dit probleem niet en heb je niets te synchroniseren. Ook bij een laag aantal bestellingen per week, zeg een stuk of tien verspreid over je webshop en één marktplaats, kun je prima uit de voeten met de handmatige buffer die bol.com zelf aanraadt. Een koppelprogramma kost een vast bedrag per maand, en dat bedrag moet je wel terugverdienen aan voorkomen annuleringen en aan de tijd die je bespaart op het handmatig bijhouden. Bij een paar bestellingen per week verdien je dat zelden terug.

Het loont ook minder als je assortiment grotendeels uit maatwerk of eenmalige artikelen bestaat: elk artikel apart koppelen en onderhouden kan dan meer tijd kosten dan het je oplevert, vooral als een artikel maar één keer verkocht wordt en daarna uit je aanbod verdwijnt.

Wat wel altijd helpt, los van de schaal van je verkoop: zet nooit je allerlaatste exemplaar van een artikel op meerdere kanalen tegelijk te koop zonder een vaste afspraak over wie hem als eerste mag verkopen. Dat is geen technische oplossing, maar een werkafspraak, en die kost niets. Pas als je op meerdere kanalen verkoopt met een voorraad die regelmatig op raakt, en je nu al tegen annuleringen aanloopt, wordt een koppeling de moeite waard.